关于河南省各级档案馆安全评估的补充说明

依据《河南省各级档案馆安全评估办法》(以下简称《办法》)，根据新乡、济源、永城、鄢陵四个试点单位评估的情况，为了统一掌握、便于操作，现将评估中的有关问题补充说明如下：

一、关于档案馆安全评估的组织工作

省辖市档案馆及省直管县档案馆以及省级专业档案馆、部门档案馆、省直管试点县档案馆的安全评估工作由省局组织，省局从有关单位抽取专家、业务骨干3-5人组成档案安全评估小组；各县、市、区档案馆综合档案馆安全评估由所在省辖市档案局组织，报省档案局备案，备案材料包括安全评估工作报告、自查报告以及市局出具的安全评估报告。省局对县、市、区档案馆综合档案馆安全评估进行抽查。

今年，省局首先对获得国家一级的省辖市档案馆、省直管县档案馆进行安全评估，请各有关单位积极做好评估准备。

二、关于档案馆安全评估材料的准备工作

安全评估程序是听取汇报、查阅材料、实地检查、逐项评议、形成档案安全评估报告并反馈评估结果。因此要求各单位认真准备以下评估材料：

1．档案馆安全评估工作报告。侧重于总结安全评估工作的组织、成绩、主要做法、主要经验、存在问题，向评估小组汇报。

2．档案馆安全评估自查报告。被评估单位依据《河南省各级档案馆安全评估标准》(以下简称《标准》)中的条款要求，逐项说明该指标完成的程度、做法、效果，自我打分，并指明依据材料。

3．档案馆安全评估依据材料。是用于补充说明《办法》各条款完成情况的证明材料，也是评估小组评估的重要依据。如档案馆建筑设计、验收材料；各种设备的使用、维修记录；各项安全管理制度、管理登记记录等，要整理好与自查报告互相对应。

三、关于《标准》评估指标内容的解释

《标准》当中大部分条款比较明确、具体，易于掌握和操作，不再进一步说明和解释。对于需要进一步明确的条款，我们做了解释和说明（见附件），以便评估和打分时使用。

四、关于安全评估分数问题

《标准》评估指标体系中有些指标内容多、分值少，评估时按指标涵盖项目数量平均得分；有些是动态指标，要根据完成程度按比例得分。存在安全风险的该大项不得分。评估小组逐项评议计分，掌握总分情况，作为推荐档案安全管理示范单位的依据。

五、关于安全评估报告的落实问题

档案安全评估报告是档案馆安全评估工作的结论性文件。各单位要以安全评估报告为依据，及时向当地党委、政府分管领导汇报，在规定时间内对存在的安全隐患问题进行整改，并将整改情况向省局报告。

省局科研技术处负责档案安全评估工作的组织与指导，相关事宜请及时沟通。

联系人：科研技术处副处长  石卫民

联系电话：65866189

附件：

《标准》中有关条款的补充说明

1-8．对档案馆库安全考核。查阅材料与现场查看。对于新建馆库（2000年以后），查看档案馆环评报告或建筑设计方案，竣工验收报告。

9．档案馆库面积的考核。查阅材料与现场查看。市级档案馆面积在6000平方米以上或者库房面积符合50m²/万卷；县级档案馆面积在1200平方米以上或者库房面积符合60m²/万卷；查看建筑设计方案或竣工验收报告。

10．查阅竣工验收报告与现场查看。屋顶应采取保温隔热措施，档案库门应为保温门；窗应为双层窗；每开间窗面积与外墙经不应大于1：10；不得采用跨层或跨间的通长窗。

11．装饰材料选用A级或B1级装饰材料。

12．若档案馆不是单独建筑，档案库房应与其他办公场所分开，相对独立。对档案业务用房和技术用房的考核，应有值班室、接收整理室、阅览室、陈列展览室、特藏室、消毒室、裱糊室、计算机房、数字化加工用房、打印复印室等。

13．门禁系统是指虹膜、指纹或磁卡等识别系统，省辖市档案馆的档案库房要求安装，县市级档案馆可视条件使用。

17．自动灭火系统，省辖市档案馆视条件安装。县、市档案馆不要求安装。已经安装喷淋式自动灭火系统的单位，喷头间距与喷头距离档案柜顶距离应当达到《自动喷水灭火系统设计规范》GB50084-2001的要求。

 30.对纸质载体库房，库内温度保持14℃—24℃ ±2℃；相对湿度45﹪—60﹪，±5﹪；对磁性载体档案库，温度保持14℃—24℃ ±2℃；相对湿度40﹪—60﹪，±5﹪。

31．档案馆库无法实现双路供电或配置不间断电源的，要求做到中心监控室或值班室和中心机房配备不间断电源。

34．有条件的单位，鼓励使用LED灯具。

41．要求长久、长期、短期分库管理；珍贵档案、重点档案重点保护。

46．对抢救情况，随机抽查10卷档案，检查破损档案修复情况。对抢救数量，按实际抢救数量占应抢救数量比例得分。

47．随机抽查目录数据，检查与原文挂接情况；对数字化数量，按实际数字化数量占应数字化比例得分。

48．查看各业务环节登记薄。

51．查看档案借阅利用登记薄。

52．查看涉密文件传阅登记薄。

53．查看开放档案目录。

54-75．保证数字信息安全的硬件、软件设施。查看中心机房、数字化场所，演示档案管理系统；档案管理软件、操作系统软件、杀毒软件以及中间件要求使用正版软件；抽查数字档案数据。

其中61条，对与有关公司联合开发的系统，要通过项目主管部门或第三方的鉴定验收。

75条，对已建或将建的档案管理系统，要达到二级安全等级要求，并到当地公安部门进行安全等级保护备案。

78.为便于安全技术培训学习，省局组织编写了《档案安全管理实用手册》，各地将安全培训纳入培训计划，做到局馆全员培训。

79-86．建立健全安全管理规章制度，要求规章制度汇编成册，并在相应位置悬挂。档案安全应急预案，应包括应对不同自然灾害和社会突发事件预案、措施及相应训练。

87-100．主要考察管理制度的具体落实情况。均要提供相应的登记或记录。

其中87条，随机抽查5个全宗50条目录，检查与实体对应情况。

对91条，无法倒带的录音带、录像带要全部数字化。