河南省档案局关于对部分省直单位开展

档案行政执法监督检查情况的通报

省直有关单位：

为深入贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《河南省档案管理条例》《档案违法违纪行为处分规定》，省档案局自2017年10月起，历时一个月对部分省直单位开展了档案行政执法监督检查。检查组通过听取汇报、实地查看、讨论评议等形式对被检查单位贯彻档案法律法规、档案工作相关制度的执行情况以及档案工作的组织管理、门类收集、保管利用、库房安全等方面进行了检查。现将检查情况通报如下。

一、总体情况

在此次执法监督检查中，检查组认真听取了各单位贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》《河南省档案管理条例》和《档案违法违纪行为处分规定》的情况汇报，实地察看了相关法律、法规落实情况。从检查的情况看，各单位比较重视档案工作，能够深入贯彻档案法律法规，依法管理档案的意识明显提高，档案管理制度不断健全，档案资料收集更加齐全，档案保管条件得到改善，档案管理水平持续提升，档案信息化建设稳步推进，档案工作在为本单位各项工作服务以及为人民群众服务方面成效显著，依法管理档案的局面初步形成，主要表现在以下几个方面：

（一）领导重视，档案意识不断提高

各单位领导普遍认识到在新的历史条件下搞好档案工作的重要性、必要性和紧迫性，依法管理档案的意识明显增强。一是普遍建立了档案工作机构，明确了分管领导，配备了专职或兼职档案管理人员，部分单位还成立了独立的档案馆，形成了主要领导负总责、分管领导认真抓、档案人员具体做的管理格局；二是加强了对干部职工尤其是档案管理人员的法治教育和业务培训，部分单位还招录了档案专业毕业生，文档人员的综合素质和业务技能有了明显提高，如信达资产管理公司河南省分公司在成立之初就招收一名档案专业毕业生，不仅为本公司档案管理打好了基础，还对下属公司档案工作进行了较好的指导；三是将档案工作摆上重要议事日程，纳入本单位长期工作规划及年度目标管理考核当中，与其他业务工作同部署、同安排、同落实、同考核，如省国资委高度重视档案工作，近几年经过领导的大力支持和档案人员的不懈努力，做了大量的工作，对历年来的档案进行了整理和规范，单位档案管理局面得到巨大改善，整体面貌焕然一新。

（二）制度健全，档案工作有序开展

完善的档案管理制度对档案工作的全面协调可持续发展具有重要意义，也是档案法制建设的一项重要内容，同时也是档案工作保持有序发展的有力保障。近年来，大部分单位都能按照法律法规要求，并结合本单位、本行业的工作实际，建立和完善档案收集、归档、查借阅、安全管理、统计等相关档案管理规章制度，实现制度上墙，并认真落实。如省气象局先后制发了《河南省气象部门机关档案管理工作细则》《全省气象部门机关档案、科技档案归档管理办法》《关于加强河南省气象档案管理工作的通知》《档案安全责任制》等20多项规章制度，并将制度编印成册（《机关档案工作手册》），下发全省气象部门执行。

（三）设施完善，保管条件明显改善

绝大多数单位领导对档案安全管理的重要性认识明确，按照《档案法》的要求，设立单独的档案室，部分单位还设立了单独的档案馆，加大对档案库房的建设和档案装具配置的投入，硬件设施逐步趋于完善，档案装具使用基本符合国家与省标准化、规范化的要求，“十防”（防火、防盗、防潮、防水、防鼠、防虫、防尘、防光、防高温、防有害气体）措施基本得到落实，部分条件较好的单位配备了密集架，档案安全保管条件进一步改善。如交通银行河南省分行投资1.2亿元建设了1.9万平方米的新档案中心，黄河设计公司专门建设了3400平方米的六层档案楼，按照《档案馆建筑设计规范》进行设计和建筑，安装有自动报警、自动灭火装置，采用气体灭火，配备了先进设备，实现了办公、阅览、库房三分开，大大改善了档案保管条件。

（四）注重收集，馆（室）藏内容不断丰富

各单位为适应各项工作的需求，在依法对本单位档案进行整理、保管的同时，广泛开展档案材料的收集工作，丰富馆（室）藏内容，优化馆（室）藏结构。一是重视档案材料的收集归档，按照业务和经营特点，细致制定本单位归档范围和保管期限文件，严格按归档范围进行收集，并采取各种有效措施，加强跟踪监督管理，确保及时收集归档；二是自觉做好业务档案材料的收集和保管工作，保证了档案材料的齐全、完整，档案工作整体上呈逐年规范的趋势，如省国土资源厅将本单位文书档案以及各业务处室形成的探矿权档案、采矿权档案、开发利用档案、储量档案、建设用地档案、规划档案、耕地验收档案、资质档案、科技档案、行政复议档案等集中统一管理，建成了系统完整、整理规范、门类比较齐全的综合性档案室。

（五）投入加大，信息化建设稳步推进

各单位在纸质文件材料归档保存的同时，注重电子档案的收集归档，不断提高档案信息化水平。一是部分单位使用了OA系统，实现了无纸化办公，电子文件直接归档，为本单位档案信息化建设奠定了基础；二是大部分单位为档案部门配备了高性能计算机、扫描仪、复印机、数码相机、光盘刻录机等现代化设备；三是对档案进行数字化处理，文书档案和业务档案进行扫描，建立数据库，购买档案管理软件，职工按照授权级别可以直接在电脑上查阅档案，大大提高了档案利用效率。如河南河务局对库存档案进行了扫描，实现了全文数字化，并在内网上建立了《档案管理》专用网站，开通了《档案管理》专用查询系统,购置了档案专用服务器，干部职工可以根据自己的权限进行查询和浏览，同时，和部分市级河务局实行互联互通，数据共享。 

二、存在问题　

执法检查中发现部分单位仍存在一些问题。一是部分单位档案未实行集中统一管理，特别是业务档案由各部门分散保管，导致档案收集不齐全；二是个别单位档案管理制度不健全，落实不到位，档案管理不规范；三是档案保管条件较差，档案库房不符合“十防”要求，存在安全隐患；四是档案信息化建设水平不高，尤其是早期纸质档案未进行数字化；五是个别单位由于种种原因，满二十年档案未及时向省档案馆移交。

三、改进意见

各单位要在巩固已有成绩的同时，针对工作中的薄弱环节，下大力气抓好以下几项工作：

一要继续坚持档案的集中统一管理，重点抓好业务档案、会计档案的收集，实现集中统一保管。

二要建立健全档案工作各项规章制度，在日常工作中严格加以落实，确保档案管理科学化、规范化、法治化。

三要进一步加强档案安全管理，不断改善基础设施等档案保管条件，确保档案实体和信息安全。同时，要特别注意档案管理人员变动后档案材料的清点移交工作，严防档案丢失。

四要注重做好电子文档的收集、保管工作，做到纸质档案与电子档案工作同步推进，加快档案信息化、数字化进程。

在此次检查过程中，涌现出一批先进单位和先进个人，在此予以通报表彰。希望各单位以此次执法监督检查为契机，进一步提高依法管理档案的水平。

附件：1.先进单位名单

2.先进个人名单

河南省档案局

        2017年11月29日

附件1

先进单位名单

省发改委

郑州海关

省国土资源厅

省国资委

省农业厅

省畜牧局

省水利厅

黄委会

河南河务局

黄委设计院

黄委水文局

黄科院

省气象局

省环保厅

省扶贫办

建设银行河南省分行

工商银行河南省分行

中国银行河南省分行

农业银行河南省分行

广发银行郑州分行

交通银行郑州分行

光大银行郑州分行

信达资产管理公司河南省分公司

郑州大学

河南工业大学

河南工程学院

附件2

先进个人名单

刘  敏    常智勇    牛俊芳    郭世杰    周慧明 

吴荣焕    朱  雨    龚彦茹    葛树兴    葛  鑫 

许登霞    何曙霞    程坤远    赵  放    荣奇川 

张香红    李  玲    海金仙    许明朝    孙万松 

吕  靖    崔  红    杨  慧    时变娥    裴晓芳 

沈  姣    张晓培    王晓玲    金  锐