档案馆安全风险评估研讨会纪实

    为贯彻落实国家档案局加强档案安全保障体系建设的精神，防范、降低、化解档案安全风险，确保国家档案安全，河南省档案局欲在今年下半年对市县两级档案馆开展档案安全风险评估试点工作。4月11日、12日，省局召开了有关市、县，省局有关业务处室参加的《档案安全风险评估办法》及《档案安全风险评估指标》（以下简称《办法》和《指标》）征求意见座谈会，省局有关领导、市县专家围绕档案馆安全风险评估提出了很好的意见和建议，现摘录如下，以飨广大档案工作者。

王书继（河南省档案局副局长）：

在各级档案馆开展安全风险评估很有必要。一是促进档案安全保障体系建设的需要。2010年5·12档案安全工作会上，档案安全保障体系建设作为“三个体系”之一上升为档案事业发展的战略高度，是档案资源体系建设、档案利用体系建设的重要保障。如何加强、指导、监督档案安全保障体系建设，需要有一个系统的、全面的、科学的指标体系。二是提高档案部门及社会各界档案安全意识、风险意识的需要。档案安全重于泰山，“以防为主，防治结合”是档案安全建设的原则，要通过档案安全风险评估提高各级档案部门和社会各界的档案安全意识和风险意识，通过制度建设、安全设施建设、技术保障和管理措施把安全落到实处。三是落实国家档案局安全风险评估试点的具体措施。国家档案局将在下半年开展档案安全风险评估工作，及早研究、布署市县级综合档案馆的安全风险评估与国家局对省级档案馆安全风险评估相配套、相衔接。

李宝玲（省局技术管理处处长）：

省局制定的《办法》与《指标》以《档案法》、《档案馆建筑设计规范》、《档案馆设计标准》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《电子信息系统机房设计规范》等法规、标准文件为依据，将有关安全要求溶合一起，落实到档案安全风险评估中。

《档案馆档案安全风险评估指标》分三个层次。第一层次是安全目标层：馆库安全、设施安全、档案实体安全、档案信息安全和档案管理安全。第二层是安全要素层，在每个安全目标下分解为若干个安全要素。第三层是安全因子层，用于对安全要素的具体细化和描述，是具体评估的内容。

《指标》设计体现以下三个思想：

一是把档案安全保障体系建设转化为安全风险评估指标。档案安全保障体系是系统的、全面的涵盖了法规层面、制度建设、基础设施保障、管理、技术人员等因素，《指标》尽量把立体的体系构架转化为工作平面的评估指标。

二是把安全建设与风险评估相结合。把风险评估建立在夯实安全建设的基础上，在促进安全建设的同时找出安全建设中的风险点，不断发现问题、解决问题，预防、避免、降低、转移风险。因此，在指标体系中标注出风险点。

三是使安全评估可行、易操作。力争使评估内容具体、直观，依据清楚、尺度清晰、好掌握。尽量使安全评估能与其他业务工作相配套、相促进。

訾致远（许昌市档案局副局长）：

《办法》与《指标》比较系统、详细，具体指标涉及国家相关档案标准、规范，体现了相关的安全要求，将对档案馆安全建设起到监督和促进作用。

具体建议：

一是建议《办法》和《指标》以两办名文下发，以引起各级政府对安全风险评估工作的重视，解决档案安全建设中的有关问题。

二是重视对安全风险评估结果的运用。档案安全评估结果不仅作为年度目标考核、档案馆等级评定、档案安全督查的依据，而且要向各级政府通报档案安全评估结果，以明确各级政府在档案安全建设中的责任和义务。

三是在具体的指标上要细化。比如在档案馆的选址要求上，除了《档案馆设计标准》上规定外，还要考虑到一些社会因素，比如档案馆要远离不安定公众聚集场所，档案馆周围环境要整洁美观。在档案信息安全目标层中，既要考虑档案信息化背景下的信息安全，也要体现出对传统载体档案信息安全的要求。

四是档案安全风险评估是一个系统工程，要形成一个完整的体系，在《办法》、《指标》之外，要制定评估指标说明（或细则），细化评估内容、分值，使之三位一体、方便操作。

吴雁平（开封市档案局副研究馆员）：

《办法》和《指标》在征求意见的基础上，尽快实施，尽快试点，在市、县级档案馆分别找工作基础好的、一般的、差的不同层次的单位试点，以促进不同层次档案馆的安全建设。具体的建议：

    一是：指标进一步细化。可以引入ISO质量认证的思想，分值细化，总分增加，少一些概念化的东西。

    二是建立两个数据库。一是档案安全风险评估专家数据库，由相关领域的专家、技术骨干组成。另一个是评估结果数据库。分险评估是一个常态化工作，建立评估结果数据库就是将对某一档案馆的历次评估结果记录下来，实现评估的动态化。

    三是《办法》和《指标》把档案安全建设与安全风险评估相结合，但不是一回事。档案安全风险评估，更多关注的是存在的问题，及这问题所产生和可能产生的危险。档案分险评估并不只是针对档案部门的，是各级政府和档案部门的共同责任。属于管理方面的问题毫无疑问应当由档案部门负责，但一些管理问题之外的环境、经费、人员配置等方面的问题就不档案部门自己能够解决的问题，由这些问题产生的风险责任应当由同级人民政府来承担。

    四是档案安全风险评估主要是提高市、县档案局（馆）长对档案工作的敬畏感。既不给基层造成太多的工作量，但要给各单位一把手带来压力。

刘东斌（濮阳市档案局副调研员）：

首先，明确定位，《办法》定位是安全检查还是安全风险评估，还是将两者合二为一？这涉及到如何运用评估结果、运用到什么程度的问题。如果仅仅是安全风险评估，那么，评估结果只是一个改善安全的建议依据。如果是将两者合二为一，那么，评估结果就是一个强制性改善安全的依据。

其次，建议先试点，再推开；《办法》和《指标》可以先粗后细，不断完善，逐渐提高。

第三，安全建设重在落实。在评估时一定要注意落实安全建设的细节，少听汇报，多看记录，档案普查、抽查、安全防卫、温湿度控制等只看原始记录。落实制度不能怕麻烦，比如磁带档案的倒带，每3至4年要倒带一次，不能因枯燥、麻烦不落实。中原油田档案馆专职3人常年负责倒带，库存的磁带档案倒一遍就需要3到4年的时间，就得这样执行。再比如对珍贵档案的检查，我们档案部门档案安全意识就比较淡薄或是怕麻烦，很少有戴手套的。而文物部门人员检查文物，不用提醒，一律戴手套。

第四，评估专家一定要有专业技术人员。特别是信息化技术，专业技术人员一看就知道设备、软件性能、功能以及应用的程度。

石 华（郑州市档案局科技处副处长）：

评估内容中所涉及的标准、规范、要具体写清楚，注明发布时间、文件编号，以便更新为最新版本；评估指标中有重复的地方，比如24小时值班制度，可能造成一项工作多次得分；整个指标体系注重档案实体的安全，对于档案数据内容的安全体现不够，比如档案管理软件如何保障成功实施、数据能否读出、如何检测档案数据的安全性、可靠性等。可把整个指标体系分为两类，一类是固定的、一次性的指标，如选址安全、库房建设安全等，一类是日常工作指标，安全风险主要反映在制度不清、人员不力、保障不够、管理无方这四方面，概括起来就是制度、人员、财物保障、日常管理工作记录 这四方面出了问题，可以把这类指标再按这四类分类细化一下，可能会更清晰。

杨宝章（河南省档案局法规处副处长）：

档案安全风险评估非常必要，要从三个方面去考虑：一是如何提高安全风险评估权威性；二是如何提高执行力；三是如何使风险评估常态化。

李兴利（焦作市档案局副研究馆员）：

建议将《指标》中关于档案馆面积的要求加大分值，但不作为安全风险评估的控制要素。因为按照《办法》，控制要素只要一条不达标，整个评估就算没通过。

前面各位领导和专家就档案安全风险评估的内容，谈了许多很好的意见。下面，我想就评估的办法，即如何落实好刚才宝章处长讲的“提高和确保安全风险评估的权威性、执行力、常态化”谈三点看法：

一是要充分调动安全风险评估对象的积极性。要将评估结果与档案工作年度目标考核和周期性评先评优结合起来，想法让各地主动申报参加评估，既要坚持一票否决，又要坚持以防为主。

二是要确保安全风险评估的公正公平，不走形式。建立安全风险评估专家库制度；评估小组成员从专家库中随机抽取；评估小组对评估报告负责；建立评估专家淘汰和退出制度，对因年龄和身体原因，或违反有关规定产生不良影响的，要及时淘汰并补充新成员。

三是要综合运用行政的、经济的、法律的手段来推进档案安全风险评估。评估的对象是档案局馆，但评估的结果应以适当方式直接通报给地方党委、政府，因为许多严重影响档案安全的突出问题，档案局馆自身是解决不了的。开展档案安全风险评估要帮助基层解决问题，而不仅仅是指出问题。

刘子芳（许昌县档案局副局长）

对档案馆进行档案安全评估坚持可行、易操作的原则是正确的，要可行、易操作，主要应体现在评估内容指标上，使评估的内容指标在评估时易于掌握，便于数据收集和定性分析、准确和不产生异议。对于评估指标有以下几点看法：一是评估指标依据的标准要再筛选过滤一下。目前档案业务标准新老并存，有的相互矛盾，应以新标准为准，比如电子档案的转录时间问题。二是指标定位要准确。如库房面积问题，虽然以档案的安全保管有很大的关系，但在实际评估时易受馆藏量多少和档案装具不同的影响，并不能完全反映问题的核心，不如采用库容率更为准确，《档案馆建设标准》分别规定了省市县档案馆库房库容率为40、50、60㎡∕万卷，采用库容率可以减少因馆藏量多少和档案装具不同对评估指标的影响。三是指标中风险点的提炼应再斟酌一下，使之更准确。

梁惠卿（开封市档案局副研究馆员）：

第一，评估程序。评估程序应有一套稳定的系统流程，每个流程环节要具体明确，不但评估的专家明白，更需要让被评估对象了解。而且要对每个评估要素有针对性和准确性。形成行之有效的评估程序让原来不透明的评估，变得简单明了。

第二，《办法》、《指标》实行常态化、动态化；

第三，安全风险评估要简单易操作；

第四，评估层次。评估分层次进行。各个档案馆的自身情况不同，面对相同的安全条件所对应的风险程度也有所差别。要对需要评估的档案馆按照一定的等级进行分层次评估。有的档案馆馆藏档案的重要性也不同，不能都用一个标准进行评估。

赵新国（汝州市档案局副局长）：

    《办法》、《指标》是档案安全建设的一个标准，一把尺子。我们在基层工作，时常会感到工作中存在着不安全因素，但不知道怎么样才是安全的。我回去对照《指标》首先自己给自己的安全工作打打分。档案安全不仅对硬件设施提出要求，特别是对管理、对人员都提出了更高的要求。

景卫东（省局技术管理处副处长、研究员）：

1、《档案安全风险评估办法》及《档案安全风险评估指标》是一个非常好指导性《办法》，是档案“三个体系”安全体系的细化，在实际档案安全风险评估中具有可操作的依据。

早在2010年10月的第二届《全国档案工作者年会》上，国家档案局、中央档案馆技术部主任王良成先生所做的主题报告就是《档案安全风险评估办法》。时至今日，就全国范围内，真正形成一个系统的、文字的档案安全风险评估办法并不多见。

2、《办法》和《指标》要考虑不同层次不同级别的档案馆；如省级国家级档案馆要求就高一些，要求的分值也不一样。对基础较差和级别较小的档案室档案馆分值要求低一些，但是基本的档案安全保障是必须做到的。

3、有的专家刚才提到，以“两办”的名誉联合下发文件，那当然是好事，以我的心愿来说，我是非常赞同的。要提高文件的权威性。

4、《办法》和《指标》的颁布于执行，具有两面性，一是档案工作者可以依据《办法》和《指标》在日常工作中很好的展开工作，是大家终日高兴的忙碌着，很有成就感。二是一旦出现意外情况，便于大家的责任划分，不易出现相互推诿和扯皮的消极因素。

李建立（省局技术管理处副处长）：

档案安全风险评估中，一是要遵守现有的标准、规范，落到实处；二是解决档案部门安全意识不强的问题；三是要加强档案安全教育，加强档案安全培训；四是档案安全评估中要树立节约成本理念；五是在档案信息化安全方面，特别是数据安全、资源共享方面要加强顶层设计。

李宝玲（省局技术管理处处长）：

经过一上午的发言讨论，座谈会达成以下几点共识：一是大家认识比较统一，开展档案风险评估工作十分必要，同时作为对档案安全建设的引领，标准宜严不宜宽；二是《办法》尽快出台，尽快实施。“先粗后细”，先行试点，逐渐推开；三是要提高《办法》实施的权威性，评估工作做到常态化。档案安全风险评估周期为五年，届满重新申请评估。四是进一步细化标准，好掌握，易操作。

   王书继（河南省档案局副局长）：

   大家集思广益，建言献策，对档案安全风险评估提出了很好的建议和意见，具有一定的高度和深度。会后，我们技术管理处的同志要进一步梳理、归纳、消化，使《办法》更完善、更合理、更科学。

   档案安全风险评估是加强档案安全建设的一种手段，只要安全制度健全、安全设施到位、管理科学规范，安全风险就小，安全问题就解决了。我们通过档案安全风险评估，防范与化解风险，加强档案安全体系建设。